Politique de confidentialité

Qui traite vos données

Le responsable du traitement est HG Menuiserie SRL, Rue Gilles de Chin 14A, 7520 Ramegnies-Chin (Tournai), Belgique. « HG Solar » est le nom commercial de cette société. Pour toute question sur vos données, écrivez à contact@hgsolar.be.

Ce que nous collectons

• Vos coordonnées : prénom, nom, e-mail, téléphone.
• Si vous commandez pour une société : sa dénomination et son numéro de TVA.
• Votre adresse de livraison.
• Le détail de votre commande : dimensions, teintes, options, montant, référence, ainsi que votre acceptation des conditions générales de vente et la version acceptée.
• Si vous renoncez à l'achat d'un accessoire : votre nom, la référence de la commande, votre e-mail, les articles concernés et, si vous en écrivez un, votre message.
• Si vous demandez le retour d'un article : la référence de la commande, votre e-mail, les articles choisis, le motif et, si vous en ajoutez, votre message et vos photos.
• Les messages que vous écrivez à l'assistant du site, si vous l'utilisez.
• Les données techniques que tout serveur reçoit : adresse IP, date et heure des demandes.

Pour commander, le prénom, le nom, l'e-mail, le téléphone et l'adresse de livraison (rue, code postal et localité) sont obligatoires : sans eux, nous ne pouvons ni confirmer la commande ni livrer vos volets. La société, le numéro de TVA et le complément d'adresse sont facultatifs.

Nous ne vous demandons pas de créer un compte et nous ne conservons aucune donnée bancaire : le paiement se déroule entièrement chez Mollie.

Pourquoi, et sur quelle base

• Traiter votre commande, la fabriquer, la livrer et vous écrire à son sujet : c'est l'exécution du contrat.
• Garder, avec le paiement chez Mollie, la preuve que vous avez accepté les conditions générales de vente et dans quelle version : c'est notre intérêt légitime à pouvoir prouver ce qui a été convenu.
• Traiter votre rétractation pour un accessoire et en garder la preuve : c'est une obligation légale.
• Traiter votre demande de retour d'un article et son remboursement : c'est l'exécution du contrat, ou notre obligation légale pour une rétractation ou un défaut couvert par la garantie légale.
• Répondre aux questions que vous posez à l'assistant avant de commander : c'est une démarche faite à votre demande.
• Garder vos coordonnées dans votre navigateur, si vous cochez « Mémoriser mes coordonnées sur cet appareil » : c'est votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment avec le bouton « Oublier mes coordonnées sur cet appareil » de la page de commande.
• Vous prévenir, une seule fois, qu'un paiement commencé n'a pas abouti : c'est notre intérêt légitime (voir « Paiement non abouti »).
• Compter les pages consultées, sans rien garder qui permette de vous reconnaître : c'est notre intérêt légitime à savoir quelles pages sont utiles.
• Conserver les pièces comptables : c'est une obligation légale.
• Protéger le site et l'espace de gestion contre les abus : c'est notre intérêt légitime.

Nous ne vous envoyons pas de publicité et nous ne vendons ni ne louons vos données à personne. Sans commande payée, le seul e-mail que nous pouvons vous envoyer de notre propre initiative est le rappel d'un paiement non abouti, qui ne contient aucune offre.

Qui d'autre y a accès

• Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam (Pays-Bas), notre prestataire de paiement. Le détail de votre commande (volets, montant, adresse, numéro de TVA, acceptation des conditions de vente) est enregistré avec le paiement chez Mollie, où nous le consultons. Pour le paiement lui-même, Mollie agit comme responsable du traitement et applique sa propre politique de confidentialité.
• Sendinblue SAS (Brevo), 17 rue Salneuve, 75017 Paris (France), qui envoie nos e-mails : confirmation et suivi de la commande, rappel d'un paiement non abouti, accusé de réception d'une rétractation, demande de retour d'un article et suivi de ce retour, connexion à l'espace de gestion.
• Notre hébergeur, Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos, 6023 Larnaca, Chypre, qui héberge le site, ses données et ses journaux techniques.
• Anthropic Ireland, Limited (Irlande), notre prestataire pour l'assistant du site, qui en produit les réponses. Il reçoit le texte de la conversation en cours : vos messages et les réponses déjà données par l'assistant. Il ne reçoit ni votre adresse IP, ni votre panier, ni vos coordonnées, sauf si vous les écrivez vous-même. Anthropic n'utilise pas ces conversations pour entraîner ses modèles et les efface dans les 30 jours, sauf si elles sont signalées pour un usage abusif : elles peuvent alors être gardées jusqu'à deux ans. De notre côté, nous ne gardons pas les conversations : elles disparaissent quand vous fermez ou rechargez la page.
• Le transporteur qui livre vos volets, qui reçoit votre nom, votre adresse de livraison et votre téléphone.
• Le transporteur chargé d'un colis retour, quand nous lui demandons l'étiquette de retour : il reçoit votre nom, votre adresse et vos coordonnées (e-mail et téléphone) pour l'établir.
• SUYS, le fabricant de nos volets, qui reçoit les dimensions, la couleur et les options du volet commandé pour le fabriquer. Il livre notre atelier et nous livrons ensuite chez vous : il ne reçoit ni votre nom, ni votre adresse, ni vos coordonnées.
• Notre comptable, qui reçoit les factures et les pièces comptables.

Brevo, notre hébergeur et Anthropic travaillent pour notre compte : ils n'utilisent vos données que pour la tâche que nous leur confions. Chez HG Solar, seules les personnes autorisées consultent les commandes, dans l'espace de gestion décrit plus bas.

Où sont traitées vos données

Mollie, Brevo et notre hébergeur sont établis dans l'Union européenne. Le site et ses données sont hébergés sur un serveur situé en France, et leurs sauvegardes sont gardées en Lituanie.

Brevo peut faire appel à des sous-traitants situés hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Pour le paiement, Mollie décrit ses éventuels transferts dans sa propre politique.

Les conversations avec l'assistant peuvent être traitées aux États-Unis par Anthropic, PBC. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues dans l'accord de traitement des données d'Anthropic. N'écrivez donc pas de données personnelles dans l'assistant. Pour une question sur votre commande, écrivez-nous plutôt : contact@hgsolar.be.

Suivi de commande en ligne

L'e-mail de confirmation et les e-mails qui suivent votre commande contiennent un lien vers la page « Où en est ma commande ». Ce lien est personnel : toute personne qui l'a en main voit l'avancement de la commande. Ne le transférez qu'à quelqu'un de confiance.

La page affiche uniquement :

• la référence de la commande et le nombre de volets ;
• la date de confirmation du paiement, puis celles du lancement de la fabrication et du départ en livraison ;
• le nom du transporteur et le numéro du colis, s'ils vous ont été communiqués ;
• le délai annoncé dans les conditions de vente et, s'il y en a une, la nouvelle date que nous vous avons écrite ;
• le cas échéant, un remboursement ou une contestation du paiement.

Votre nom, votre adresse, votre e-mail, votre téléphone, le montant et le détail des volets n'y figurent jamais. Les informations affichées sur cette page sont relues chez Mollie à chaque consultation, et la page ne dépose ni cookie ni donnée dans votre navigateur. Le bouton vers le site du transporteur, quand il apparaît, vous fait quitter notre site : le transporteur applique alors sa propre politique.

Le lien reste valable douze mois après le paiement. Passé ce délai, la page n'affiche plus que la référence ; pour toute question, contactez-nous. Base : l'exécution du contrat.

Rétractation d'un accessoire

Si vous êtes consommateur, vous pouvez renoncer à l'achat des accessoires standard avec la fonction « renoncer au contrat ici », dans le délai prévu par les conditions générales de vente. Nous recevons alors votre nom, la référence de la commande, votre e-mail, les articles concernés et, si vous en écrivez un, votre message, avec la date et l'heure de réception. Ils sont enregistrés sur notre serveur, chez notre hébergeur, et nous arrivent par e-mail en même temps que l'accusé de réception qui vous est envoyé. Ces données servent à traiter votre rétractation et à en garder la preuve. Base : notre obligation légale. Elles sont conservées avec les données de la commande.

Retour d'un article

La page « Retourner un article » s'ouvre avec le lien de l'e-mail d'expédition, ou avec la référence et l'adresse e-mail de la commande. Nous recevons alors les articles et quantités choisis, le motif et, si vous en ajoutez, votre message et vos photos. Les photos sont réduites dans votre navigateur, puis ré-encodées sur notre serveur sans leurs métadonnées (appareil, date, position). Ces données sont enregistrées sur notre serveur, chez notre hébergeur, avec votre nom et votre e-mail repris de la commande puis, si le retour est accepté, l'étiquette et le numéro de suivi du colis retour. Le remboursement est ordonné chez Mollie, sur le moyen de paiement de la commande.

Le lien de suivi du retour est personnel, comme celui de la commande : la page affiche le numéro du retour, la référence de la commande, les articles, le motif, l'avancement et, s'il y en a, la raison d'un refus, le numéro du colis et le montant remboursé, jamais votre nom, votre adresse ni votre e-mail. Seule l'étiquette de retour, téléchargeable de l'acceptation du retour à la réception du colis, porte votre nom et votre adresse d'expédition, comme toute étiquette de transport. Le lien reste valable 12 mois après la demande, et la page ne dépose ni cookie ni donnée dans votre navigateur. Base : l'exécution du contrat, ou notre obligation légale pour une rétractation ou un défaut. Ces données sont conservées avec les données de la commande concernée.

La newsletter

Vous pouvez vous inscrire à notre newsletter, en bas de chaque page ou en cochant la case prévue dans le configurateur. Nous enregistrons alors votre adresse e-mail, la date de votre inscription et l'endroit d'où elle a été faite. Ces trois informations servent à vous envoyer la newsletter et à pouvoir montrer, si on nous le demande, que vous l'avez bien demandée. Base : votre consentement, que vous donnez en vous inscrivant.

Chaque message contient un lien pour ne plus la recevoir, en un clic et sans avoir à écrire à qui que ce soit. Votre désinscription est enregistrée de la même façon, avec sa date. Nous gardons ces lignes tant que la newsletter existe, pour ne pas réinscrire quelqu'un qui s'est désinscrit. Vous pouvez nous demander de les effacer.

La newsletter est envoyée par Brevo, notre prestataire d'envoi de courriels, comme les messages liés à vos commandes.

Le prix reçu par e-mail

Dans le configurateur, vous pouvez demander à recevoir par e-mail le prix du volet que vous venez de configurer. Nous recevons alors votre adresse e-mail et cette configuration. Nous vous envoyons ce prix une fois, et une copie nous arrive pour que nous puissions vous répondre si vous nous écrivez. Nous ne vous envoyons aucun autre message, et nous ne vous inscrivons à la newsletter que si vous cochez la case prévue.

Ces informations ne sont enregistrées nulle part sur le site : elles n'existent que dans les deux e-mails envoyés, dont le nôtre reste dans notre boîte de réception. Base : votre demande, puisque c'est vous qui nous demandez cet envoi. Vous pouvez nous demander d'effacer le message reçu en répondant à celui que vous avez reçu.

Paiement non abouti

Si vous commencez une commande sans terminer le paiement, nous pouvons vous envoyer un seul e-mail de rappel, dans les 60 jours. Il vous signale que le paiement n'a pas abouti et que rien n'a été encaissé, et reprend votre prénom, les volets choisis et leur montant. Il ne contient ni offre ni invitation à commander. Nous n'envoyons pas plus d'un rappel à la même adresse e-mail sur 60 jours. Base : notre intérêt légitime à vous prévenir qu'une commande commencée n'a pas été passée.

Vous ne voulez pas de ces rappels ? Répondez « non merci » au rappel ou écrivez-nous : contact@hgsolar.be : nous le noterons et ne vous en enverrons plus.

Statistiques de visite

Pour savoir quelles pages sont utiles, notre serveur compte les pages affichées chaque jour et, pour chaque visite, sa provenance : moteur de recherche, réseau social, autre site ou accès direct. Au moment du comptage, il regarde un instant l'adresse de la page demandée, l'adresse du site d'où vous arrivez si votre navigateur l'indique, et le type de navigateur, pour écarter les robots. Il ne garde ensuite que des totaux par jour : ni adresse IP, ni type de navigateur, ni adresse du site d'origine, ni identifiant. Ces totaux ne permettent de reconnaître personne et ne suivent pas votre parcours d'une page à l'autre.

Rien n'est enregistré ni lu sur votre appareil pour cela, et aucune entreprise extérieure n'intervient. Les pages demandées par un navigateur qui envoie un signal de refus du suivi (Global Privacy Control ou « Do Not Track ») ne sont pas comptées. Base : notre intérêt légitime à améliorer le site. Les totaux sont conservés 25 mois. Le détail figure sur la page cookies et stockage local.

Protection contre les abus

Pour éviter les abus, le serveur compte, pendant une minute, les demandes venant d'une même connexion : commande, vérification du paiement, suivi de commande, rétractation, retours d'articles et messages à l'assistant. L'adresse IP n'y est pas écrite en clair : le compteur est rangé sous un code calculé à partir d'elle. Ce code ne rend pas l'adresse anonyme, et nous le traitons donc comme une donnée personnelle. Les compteurs de plus de dix minutes sont effacés au fil des demandes suivantes. Base : notre intérêt légitime à protéger le site.

La fonction de rétractation compte en plus les déclarations envoyées depuis une même connexion, sur une heure, et pour une même adresse e-mail, sur une journée. Ces compteurs sont rangés de la même façon, sous un code calculé à partir de l'adresse IP ou de l'adresse e-mail, et effacés au fil des demandes suivantes une fois vieux de plus de deux jours.

Les retours d'articles comptent de la même façon les demandes d'accès, les identifications manquées et les demandes envoyées : par connexion sur une heure, par commande sur une journée et pour l'ensemble du site sur une journée. Ces compteurs sont rangés sous un code calculé à partir de l'adresse IP ou de la commande, et effacés au fil des demandes suivantes une fois vieux de plus de deux jours.

Espace de gestion

Les commandes sont consultées dans un espace de gestion en ligne, réservé aux personnes autorisées par HG Solar, qui s'y connectent avec un lien personnel reçu par e-mail. Chaque connexion et chaque action y est inscrite dans un journal (qui, quoi, quand), gardé douze mois en plus du mois en cours ; l'adresse IP n'y figure pas en clair, seulement un code tiré d'elle avec une clé secrète. Base : notre intérêt légitime à protéger vos données.

Pour que cet espace reste rapide, la liste des paiements des douze derniers mois, y compris ceux qui n'ont pas abouti, est gardée sur notre serveur, chez notre hébergeur, avec les noms, adresses, e-mails et téléphones. Elle est remplacée à chaque nouvelle lecture chez Mollie. Les e-mails liés à votre commande sont aussi conservés dans notre boîte e-mail.

Combien de temps

• Factures et pièces comptables (nom, adresse, société et numéro de TVA, détail et montant de la commande) : sept ans, à compter de la clôture de l'exercice pour les pièces comptables et du 1er janvier suivant pour les factures, comme l'imposent le Code de droit économique et le Code de la TVA. Plus longtemps seulement en cas de litige en cours.
• Téléphone, e-mail et adresse de livraison : sept ans également, avec les données de la commande. Mollie conserve de son côté les données du paiement selon ses propres obligations légales.
• Rétractation d'un accessoire : avec les données de la commande concernée.
• Retour d'un article (demande, photos, étiquette, numéro de suivi du colis) : avec les données de la commande concernée.
• Commande dont le paiement n'a pas abouti : le nom, l'adresse, l'e-mail, le téléphone et le contenu du panier saisis. Elle disparaît de notre espace de gestion après douze mois, et la trace d'un rappel envoyé est effacée après 120 jours.
• Votre refus des rappels, si vous nous l'avez indiqué : gardé sans limite de durée, uniquement pour ne plus vous en envoyer.
• Journal de l'espace de gestion : douze mois en plus du mois en cours.
• Liste des paiements gardée par l'espace de gestion : remplacée à chaque nouvelle lecture chez Mollie.
• Compteurs contre les abus : effacés au fil des demandes suivantes, une fois vieux de plus de dix minutes (deux jours pour ceux de la fonction de rétractation et des retours d'articles).
• Statistiques de visite : 25 mois.
• Messages à l'assistant : nous ne les gardons pas ; Anthropic les efface dans les 30 jours, sauf s'ils sont signalés pour un usage abusif (jusqu'à deux ans).
• Journaux techniques de notre hébergeur (adresse IP, date et heure des demandes) : conservés par Hostinger selon sa propre politique de conservation, que nous ne maîtrisons pas.
• E-mails qui n'aboutissent pas à une commande : conservés deux jours ouvrés, le temps de vous répondre, puis supprimés.

Cookies et stockage dans le navigateur

La partie publique du site ne dépose aucun cookie et n'utilise ni outil de mesure d'audience extérieur ni script de mesure. Sur votre appareil, votre navigateur garde le contenu de votre panier, la configuration en cours pendant 7 jours et, le temps d'un paiement, sa référence. Vos coordonnées n'y sont gardées que si vous cochez « Mémoriser mes coordonnées sur cet appareil ». L'espace de gestion réservé à l'équipe utilise deux cookies de connexion ; aucun visiteur du site ne les reçoit. Le détail, avec les durées, figure sur la page cookies et stockage local.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur correction, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, par exemple le rappel d'un paiement non abouti. Vous pouvez aussi demander à recevoir vos données dans un format lisible par machine, et retirer à tout moment un consentement donné ; cela ne remet pas en cause ce qui a été fait avant. Aucune décision vous concernant n'est prise de façon entièrement automatisée.

Écrivez-nous à contact@hgsolar.be ou par courrier à l'adresse du siège indiquée plus haut : nous répondons dans le mois.

Vous pouvez aussi, à tout moment, introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, notamment en ligne depuis son site autoriteprotectiondonnees.be.