Privacybeleid

Wie uw gegevens verwerkt

De verwerkingsverantwoordelijke is HG Menuiserie SRL, Rue Gilles de Chin 14A, 7520 Ramegnies-Chin (Tournai), België. “HG Solar” is de handelsnaam van deze vennootschap. Voor elke vraag over uw gegevens kunt u schrijven naar contact@hgsolar.be.

Wat wij verzamelen

• Uw contactgegevens: voornaam, naam, e-mail, telefoonnummer.
• Indien u voor een vennootschap bestelt: haar benaming en haar btw-nummer.
• Uw leveringsadres.
• Het detail van uw bestelling: afmetingen, kleuren, opties, bedrag, referentie, evenals uw aanvaarding van de algemene verkoopsvoorwaarden en de aanvaarde versie.
• Indien u de aankoop van een accessoire herroept: uw naam, de bestelreferentie, uw e-mail, de betrokken artikelen en, indien u er een schrijft, uw bericht.
• Indien u de terugzending van een artikel aanvraagt: de bestelreferentie, uw e-mail, de gekozen artikelen, de reden en, indien u ze toevoegt, uw bericht en uw foto’s.
• De berichten die u aan de assistent van de website schrijft, indien u hem gebruikt.
• De technische gegevens die elke server ontvangt: IP-adres, datum en uur van de verzoeken.

Om te bestellen zijn de voornaam, de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het leveringsadres (straat, postcode en gemeente) verplicht: zonder deze gegevens kunnen wij de bestelling noch bevestigen, noch uw rolluiken leveren. De vennootschap, het btw-nummer en de adresaanvulling zijn facultatief.

Wij vragen u niet om een account aan te maken en wij bewaren geen bankgegevens: de betaling verloopt volledig via Mollie.

Waarom, en op welke rechtsgrond

• Uw bestelling verwerken, fabriceren, leveren en u erover schrijven: dat is de uitvoering van de overeenkomst.
• Samen met de betaling bij Mollie het bewijs bewaren dat u de algemene verkoopsvoorwaarden hebt aanvaard en in welke versie: dat is ons gerechtvaardigd belang om te kunnen bewijzen wat werd overeengekomen.
• Uw herroeping voor een accessoire verwerken en het bewijs ervan bewaren: dat is een wettelijke verplichting.
• Uw aanvraag tot terugzending van een artikel en de terugbetaling ervan verwerken: dat is de uitvoering van de overeenkomst, of onze wettelijke verplichting bij een herroeping of een defect dat onder de wettelijke garantie valt.
• Antwoorden op de vragen die u vóór het bestellen aan de assistent stelt: dat is een stap die op uw verzoek gebeurt.
• Uw gegevens in uw browser bewaren, indien u “Mijn gegevens op dit toestel onthouden” aanvinkt: dat is uw toestemming. U kunt ze op elk ogenblik intrekken met de knop “Mijn gegevens op dit toestel vergeten” op de bestelpagina.
• U één keer verwittigen dat een begonnen betaling niet is gelukt: dat is ons gerechtvaardigd belang (zie “Mislukte betaling”).
• De geraadpleegde pagina’s tellen, zonder iets te bewaren waarmee u kunt worden herkend: dat is ons gerechtvaardigd belang om te weten welke pagina’s nuttig zijn.
• De boekhoudkundige stukken bewaren: dat is een wettelijke verplichting.
• De website en de beheerruimte beschermen tegen misbruik: dat is ons gerechtvaardigd belang.

Wij sturen u geen reclame en wij verkopen of verhuren uw gegevens aan niemand. Zonder betaalde bestelling is de enige e-mail die wij op eigen initiatief kunnen sturen de herinnering aan een mislukte betaling, die geen enkel aanbod bevat.

Wie er nog toegang toe heeft

• Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam (Nederland), onze betaaldienstaanbieder. Het detail van uw bestelling (rolluiken, bedrag, adres, btw-nummer, aanvaarding van de verkoopsvoorwaarden) wordt samen met de betaling bij Mollie geregistreerd, waar wij het raadplegen. Voor de betaling zelf treedt Mollie op als verwerkingsverantwoordelijke en past het zijn eigen privacybeleid.
• Sendinblue SAS (Brevo), 17 rue Salneuve, 75017 Parijs (Frankrijk), dat onze e-mails verstuurt: bevestiging en opvolging van de bestelling, herinnering aan een mislukte betaling, ontvangstbevestiging van een herroeping, aanvraag tot terugzending van een artikel en opvolging van die terugzending, aanmelding bij de beheerruimte.
• Onze hostingprovider, Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos, 6023 Larnaca, Cyprus, die de website, de gegevens ervan en de technische logbestanden host.
• Anthropic Ireland, Limited (Ierland), onze dienstverlener voor de assistent van de website, die de antwoorden ervan produceert. Hij ontvangt de tekst van het lopende gesprek: uw berichten en de antwoorden die de assistent al heeft gegeven. Hij ontvangt noch uw IP-adres, noch uw winkelmandje, noch uw gegevens, tenzij u ze zelf schrijft. Anthropic gebruikt deze gesprekken niet om zijn modellen te trainen en wist ze binnen 30 dagen, tenzij ze worden gemeld wegens misbruik: ze kunnen dan tot twee jaar worden bewaard. Wij zelf bewaren de gesprekken niet: ze verdwijnen wanneer u de pagina sluit of herlaadt.
• De vervoerder die uw rolluiken levert en die uw naam, uw leveringsadres en uw telefoonnummer ontvangt.
• De vervoerder die een retourpakket vervoert, wanneer wij hem om het retouretiket vragen: hij ontvangt uw naam, uw adres en uw contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) om het op te stellen.
• SUYS, de fabrikant van onze rolluiken, die de afmetingen, de kleur en de opties van het bestelde rolluik ontvangt om het te maken. Hij levert aan ons atelier en wij leveren daarna bij u thuis: hij ontvangt noch uw naam, noch uw adres, noch uw contactgegevens.
• Onze boekhouder, die de facturen en de boekhoudkundige stukken ontvangt.

Brevo, onze hostingprovider en Anthropic werken voor onze rekening: ze gebruiken uw gegevens enkel voor de taak die wij hun toevertrouwen. Bij HG Solar, raadplegen enkel de gemachtigde personen de bestellingen, in de beheerruimte die hieronder wordt beschreven.

Waar uw gegevens worden verwerkt

Mollie, Brevo en onze hostingprovider zijn gevestigd in de Europese Unie. De website en de gegevens ervan worden gehost op een server in Frankrijk en de back-ups ervan worden bewaard in Litouwen.

Brevo kan een beroep doen op verwerkers die buiten de Europese Unie gevestigd zijn; deze doorgiften worden omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor de betaling beschrijft Mollie zijn eventuele doorgiften in zijn eigen beleid.

De gesprekken met de assistent kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt door Anthropic, PBC. Deze doorgifte wordt omkaderd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, opgenomen in de verwerkersovereenkomst van Anthropic. Schrijf dus geen persoonsgegevens in de assistent. Voor een vraag over uw bestelling schrijft u ons liever: contact@hgsolar.be.

Online bestelopvolging

De bevestigingsmail en de e-mails die uw bestelling opvolgen, bevatten een link naar de pagina “Waar staat mijn bestelling”. Deze link is persoonlijk: iedereen die hem in handen heeft, ziet de voortgang van de bestelling. Stuur hem enkel door naar iemand die u vertrouwt.

De pagina toont uitsluitend:

• de bestelreferentie en het aantal rolluiken;
• de datum van bevestiging van de betaling, en vervolgens die van de start van de fabricage en van het vertrek voor levering;
• de naam van de vervoerder en het nummer van het pakket, indien die u werden meegedeeld;
• de in de verkoopsvoorwaarden aangekondigde termijn en, indien er een is, de nieuwe datum die wij u hebben geschreven;
• in voorkomend geval, een terugbetaling of een betwisting van de betaling.

Uw naam, uw adres, uw e-mail, uw telefoonnummer, het bedrag en het detail van de rolluiken staan er nooit op. De op deze pagina weergegeven informatie wordt bij elke raadpleging opnieuw bij Mollie opgehaald, en de pagina plaatst geen cookie of gegevens in uw browser. De knop naar de website van de vervoerder, wanneer die verschijnt, laat u onze website verlaten: de vervoerder past dan zijn eigen beleid toe.

De link blijft twaalf maanden na de betaling geldig. Na die termijn toont de pagina enkel nog de referentie; neem voor elke vraag contact met ons op. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst.

Herroeping van een accessoire

Indien u consument bent, kunt u de aankoop van de standaardaccessoires herroepen met de functie “hier de overeenkomst herroepen”, binnen de termijn waarin de algemene verkoopsvoorwaarden voorzien. Wij ontvangen dan uw naam, de bestelreferentie, uw e-mail, de betrokken artikelen en, indien u er een schrijft, uw bericht, met de datum en het uur van ontvangst. Ze worden geregistreerd op onze server, bij onze hostingprovider, en komen bij ons aan per e-mail, samen met de ontvangstbevestiging die u wordt toegestuurd. Deze gegevens dienen om uw herroeping te verwerken en het bewijs ervan te bewaren. Rechtsgrond: onze wettelijke verplichting. Ze worden bewaard samen met de gegevens van de bestelling.

Terugzending van een artikel

De pagina “Een artikel terugsturen” opent met de link in de verzendingsmail, of met de referentie en het e-mailadres van de bestelling. Wij ontvangen dan de gekozen artikelen en aantallen, de reden en, indien u ze toevoegt, uw bericht en uw foto’s. De foto’s worden in uw browser verkleind en daarna op onze server opnieuw gecodeerd, zonder hun metagegevens (toestel, datum, locatie). Deze gegevens worden geregistreerd op onze server, bij onze hostingprovider, samen met uw naam en uw e-mail uit de bestelling en, indien de terugzending wordt aanvaard, het etiket en het volgnummer van het retourpakket. De terugbetaling wordt via Mollie uitgevoerd, op het betaalmiddel van de bestelling.

De opvolgingslink van de terugzending is persoonlijk, net als die van de bestelling: de pagina toont het retournummer, de bestelreferentie, de artikelen, de reden, de voortgang en, indien van toepassing, de reden van een weigering, het pakketnummer en het terugbetaalde bedrag, nooit uw naam, uw adres of uw e-mail. Alleen het retouretiket, te downloaden vanaf de aanvaarding van de terugzending tot de ontvangst van het pakket, vermeldt uw naam en uw verzendadres, zoals elk verzendetiket. De link blijft 12 maanden na de aanvraag geldig, en de pagina plaatst geen cookie of gegevens in uw browser. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst, of onze wettelijke verplichting bij een herroeping of een defect. Deze gegevens worden bewaard samen met de gegevens van de betrokken bestelling.

De nieuwsbrief

U kunt zich inschrijven voor onze nieuwsbrief, onderaan elke pagina of door het daarvoor voorziene vakje in de configurator aan te vinken. Wij registreren dan uw e-mailadres, de datum van uw inschrijving en de plaats van waaruit ze is gebeurd. Deze drie gegevens dienen om u de nieuwsbrief te sturen en om, indien ons dat wordt gevraagd, te kunnen aantonen dat u ze wel degelijk hebt gevraagd. Rechtsgrond: uw toestemming, die u geeft door u in te schrijven.

Elk bericht bevat een link om ze niet meer te ontvangen, met één klik en zonder iemand te moeten schrijven. Uw uitschrijving wordt op dezelfde manier geregistreerd, met de datum ervan. Wij bewaren deze regels zolang de nieuwsbrief bestaat, om niemand opnieuw in te schrijven die zich heeft uitgeschreven. U kunt ons vragen ze te wissen.

De nieuwsbrief wordt verstuurd door Brevo, onze dienstverlener voor het versturen van e-mails, net als de berichten in verband met uw bestellingen.

De prijs per e-mail ontvangen

In de configurator kunt u vragen om de prijs van het rolluik dat u net hebt geconfigureerd per e-mail te ontvangen. Wij ontvangen dan uw e-mailadres en deze configuratie. Wij sturen u deze prijs één keer, en een kopie komt bij ons terecht zodat wij u kunnen antwoorden als u ons schrijft. Wij sturen u geen enkel ander bericht, en wij schrijven u enkel in voor de nieuwsbrief indien u het daarvoor voorziene vakje aanvinkt.

Deze gegevens worden nergens op de website geregistreerd: ze bestaan enkel in de twee verstuurde e-mails, waarvan de onze in ons postvak blijft. Rechtsgrond: uw verzoek, aangezien u ons om deze verzending vraagt. U kunt ons vragen het ontvangen bericht te wissen door te antwoorden op de e-mail die u hebt ontvangen.

Mislukte betaling

Indien u een bestelling begint zonder de betaling te voltooien, kunnen wij u één herinneringsmail sturen, binnen 60 dagen. Hij meldt u dat de betaling niet is gelukt en dat er niets is geïnd, en vermeldt uw voornaam, de gekozen rolluiken en hun bedrag. Hij bevat geen aanbod of uitnodiging om te bestellen. Wij sturen niet meer dan één herinnering naar hetzelfde e-mailadres over een periode van 60 dagen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om u te verwittigen dat een begonnen bestelling niet is geplaatst.

Wilt u deze herinneringen niet? Antwoord “nee, bedankt” op de herinnering of schrijf ons: contact@hgsolar.be: wij noteren dit en sturen u er geen meer.

Bezoekstatistieken

Om te weten welke pagina’s nuttig zijn, telt onze server elke dag de weergegeven pagina’s en, voor elk bezoek, de herkomst ervan: zoekmachine, sociaal netwerk, andere website of rechtstreekse toegang. Op het ogenblik van het tellen kijkt hij even naar het adres van de gevraagde pagina, het adres van de website waarvan u komt indien uw browser dit vermeldt, en het type browser, om robots uit te sluiten. Daarna bewaart hij enkel totalen per dag: geen IP-adres, geen type browser, geen adres van de herkomstwebsite, geen identificator. Deze totalen laten niet toe iemand te herkennen en volgen uw traject van de ene pagina naar de andere niet.

Hiervoor wordt niets op uw toestel geregistreerd of gelezen, en er komt geen extern bedrijf tussen. De pagina’s die worden opgevraagd door een browser die een signaal tegen tracking verzendt (Global Privacy Control of “Do Not Track”) worden niet geteld. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren. De totalen worden 25 maanden bewaard. Meer details vindt u op de pagina cookies en lokale opslag.

Bescherming tegen misbruik

Om misbruik te voorkomen telt de server gedurende één minuut de verzoeken die van dezelfde verbinding komen: bestelling, controle van de betaling, opvolging van de bestelling, herroeping, terugzendingen van artikelen en berichten aan de assistent. Het IP-adres wordt daarbij niet leesbaar opgeslagen: de teller wordt bewaard onder een code die daaruit wordt berekend. Deze code maakt het adres niet anoniem, en wij behandelen hem dus als een persoonsgegeven. De tellers die ouder zijn dan tien minuten worden gewist naarmate er volgende verzoeken binnenkomen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website te beschermen.

De herroepingsfunctie telt bovendien de verklaringen die vanaf dezelfde verbinding worden verstuurd, over een uur, en voor hetzelfde e-mailadres, over een dag. Deze tellers worden op dezelfde manier bewaard, onder een code die wordt berekend uit het IP-adres of het e-mailadres, en gewist naarmate er volgende verzoeken binnenkomen, zodra ze ouder zijn dan twee dagen.

De terugzendingen van artikelen tellen op dezelfde manier de toegangsverzoeken, de mislukte identificaties en de verstuurde aanvragen: per verbinding over een uur, per bestelling over een dag en voor de hele website over een dag. Deze tellers worden bewaard onder een code die wordt berekend uit het IP-adres of de bestelling, en gewist naarmate er volgende verzoeken binnenkomen, zodra ze ouder zijn dan twee dagen.

Beheerruimte

De bestellingen worden geraadpleegd in een online beheerruimte, voorbehouden aan de personen die door HG Solar zijn gemachtigd en die zich er aanmelden met een persoonlijke link die per e-mail is ontvangen. Elke aanmelding en elke handeling wordt er ingeschreven in een logboek (wie, wat, wanneer), dat twaalf maanden bovenop de lopende maand wordt bewaard; het IP-adres staat er niet leesbaar in, enkel een code die ervan is afgeleid met een geheime sleutel. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om uw gegevens te beschermen.

Opdat deze ruimte snel blijft, wordt de lijst van de betalingen van de laatste twaalf maanden, ook die welke niet zijn gelukt, op onze server bewaard, bij onze hostingprovider, met de namen, adressen, e-mails en telefoonnummers. Ze wordt vervangen telkens ze opnieuw bij Mollie wordt opgehaald. De e-mails in verband met uw bestelling worden ook bewaard in ons e-mailpostvak.

Hoelang wij ze bewaren

• Facturen en boekhoudkundige stukken (naam, adres, vennootschap en btw-nummer, detail en bedrag van de bestelling): zeven jaar, te rekenen vanaf de afsluiting van het boekjaar voor de boekhoudkundige stukken en vanaf 1 januari daaropvolgend voor de facturen, zoals opgelegd door het Wetboek van economisch recht en het Btw-Wetboek. Langer enkel in geval van een lopend geschil.
• Telefoonnummer, e-mail en leveringsadres: eveneens zeven jaar, samen met de gegevens van de bestelling. Mollie bewaart van zijn kant de betalingsgegevens volgens zijn eigen wettelijke verplichtingen.
• Herroeping van een accessoire: samen met de gegevens van de betrokken bestelling.
• Terugzending van een artikel (aanvraag, foto’s, etiket, volgnummer van het pakket): samen met de gegevens van de betrokken bestelling.
• Bestelling waarvan de betaling niet is gelukt: de ingevoerde naam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer en de inhoud van het winkelmandje. Ze verdwijnt na twaalf maanden uit onze beheerruimte, en het spoor van een verstuurde herinnering wordt na 120 dagen gewist.
• Uw weigering van de herinneringen, indien u ons die hebt meegedeeld: zonder tijdslimiet bewaard, enkel om u er geen meer te sturen.
• Logboek van de beheerruimte: twaalf maanden bovenop de lopende maand.
• Lijst van de betalingen die door de beheerruimte wordt bewaard: vervangen telkens ze opnieuw bij Mollie wordt opgehaald.
• Tellers tegen misbruik: gewist naarmate er volgende verzoeken binnenkomen, zodra ze ouder zijn dan tien minuten (twee dagen voor die van de herroepingsfunctie en van de terugzendingen van artikelen).
• Bezoekstatistieken: 25 maanden.
• Berichten aan de assistent: wij bewaren ze niet; Anthropic wist ze binnen 30 dagen, tenzij ze worden gemeld wegens misbruik (tot twee jaar).
• Technische logbestanden van onze hostingprovider (IP-adres, datum en uur van de verzoeken): bewaard door Hostinger volgens zijn eigen bewaarbeleid, waar wij geen invloed op hebben.
• E-mails die niet tot een bestelling leiden: twee werkdagen bewaard, de tijd om u te antwoorden, en daarna gewist.

Cookies en opslag in de browser

Het openbare deel van de website plaatst geen enkele cookie en gebruikt geen extern hulpmiddel voor het meten van bezoekersaantallen, noch een meetscript. Op uw toestel bewaart uw browser de inhoud van uw winkelmandje, de lopende configuratie gedurende 7 dagen en, de duur van een betaling, de referentie ervan. Uw gegevens worden daar enkel bewaard indien u “Mijn gegevens op dit toestel onthouden” aanvinkt. De beheerruimte die voor het team is voorbehouden, gebruikt twee aanmeldingscookies; geen enkele bezoeker van de website ontvangt ze. De details, met de bewaartermijnen, vindt u op de pagina cookies en lokale opslag.

Uw rechten

U kunt vragen om toegang tot uw gegevens, om de verbetering ervan, de wissing ervan of de beperking van de verwerking ervan. U kunt zich verzetten tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd, bijvoorbeeld de herinnering aan een mislukte betaling. U kunt ook vragen om uw gegevens te ontvangen in een machineleesbaar formaat, en een gegeven toestemming op elk ogenblik intrekken; dit doet geen afbreuk aan wat voordien is gebeurd. Er wordt geen enkele beslissing over u genomen op een volledig geautomatiseerde wijze.

Schrijf ons op contact@hgsolar.be of per post naar het hierboven vermelde adres van de zetel: wij antwoorden binnen de maand.

U kunt op elk ogenblik ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, met name online via haar website autoriteprotectiondonnees.be.